Konferens på herrgård – vad du bör veta innan du bokar
En konferens på herrgård löser samma sak som ett vanligt konferenshotell – möteslokaler, boende och mat på samma ställe – men i en miljö där den historiska byggnaden och omgivningen är en del av upplevelsen snarare än bara kulissen. Det gör herrgårdar populära för kickoffer och styrelsemöten där gruppen ska bo kvar över natten, men det är också värt att räkna med att lokalerna kan vara mindre och mer varierade i storlek än på ett renodlat konferenshotell.
Hur stora grupper brukar rymmas?
Kapaciteten skiljer sig mycket mellan hus, och det är den enskilt viktigaste frågan att ställa innan ni bokar. Rånäs Slott norr om Stockholm uppger till exempel 79 bäddar och tio möteslokaler av olika storlek i en byggnad som kombinerar historisk miljö med modern mötesteknik. Balingsholm Herrgård, som ligger omkring 16 kilometer från centrala Stockholm, positionerar sig i stället som ett alternativ för företag som vill kombinera möten med avkoppling utan lång resväg. Ligger ni närmare 100 deltagare bör ni alltid fråga specifikt om husets största sal räcker till, snarare än att utgå från det totala antalet sovplatser.
Fråga om det här innan ni bokar konferens på herrgård
- Hur många deltagare rymmer den största möteslokalen sittande i konferensuppställning?
- Finns flera mötesrum för grupparbete, eller bara en gemensam sal?
- Vilken mötesteknik finns installerad, och behöver ni ta med egen utrustning?
- Räcker antalet gästrum till hela gruppen, eller behövs boende i närheten?
- Går det att boka hela huset exklusivt för konferensen?
Konferens nära Stockholm
Såstaholm i Täby kombinerar herrgårdsmiljö med konferenslokaler och restaurang för grupper som vill bo kvar över natten.
Kombinera konferens med aktivitet eller avkoppling
En anledning till att herrgårdar är populära för kickoffer är möjligheten att lägga in en aktivitet eller en stunds avkoppling mellan mötespassen, till exempel en promenad i parken eller en stund i en relaxavdelning. Toftaholm Herrgård i Småland är ett exempel på ett hus som marknadsför sig mot både konferens och fest i samma byggnad, med gästrum och egen lokal som byggs efter gruppens önskemål. Fråga alltid vad som faktiskt ingår i just ert konferenspaket – aktiviteter, kaffepauser och kvällsmiddag säljs på en del hus som tillägg snarare än som en självklar del av dagspriset.
Vill ni koppla ihop mötet med en gemensam middag för hela gruppen finns motsvarande genomgång i vår guide till herrgård med middag, och letar ni efter fler alternativ i just slottsmiljö kan vår bredare guide till konferens på slott vara ett bra komplement.
Konferens i bruksmiljö
Högbo Brukshotell i Gästrikland erbjuder mötesrum och boende i en herrgårds- och bruksmiljö utanför Sandviken.
Vill ni jämföra fler destinationshotell med konferensmöjligheter i samma sökning finns till exempel ESS Groups samlade hotell, där flera av husen har egna konferensavdelningar utöver boendet.
Planera resan för gruppen
Läget spelar ofta större roll för en herrgårdskonferens än för ett stadshotell, eftersom gruppen normalt reser gemensamt och behöver ta sig från kontoret till en plats som kan ligga en bit utanför stan. Räkna med transfertid till och från närmaste station eller flygplats när ni bokar, och fråga om huset kan ordna gemensam transport för hela gruppen – det är ofta enklare och billigare per person än att var och en tar sig dit på egen hand. Boka gärna in en kort tidsbuffert innan mötet startar, så att ett försenat tåg eller en trafikstockning inte äter upp mötestid.
Hur många deltagare rymmer en herrgårdskonferens vanligtvis?
Det varierar stort. Vissa herrgårdar har enstaka salar för under 20 deltagare, andra har flera mötesrum och rymmer betydligt fler. Fråga alltid om exakt kapacitet för den sal ni är intresserade av, snarare än husets totala storlek.
Ingår mötesteknik som projektor och ljud i konferenspriset?
Ofta, men inte alltid. Fråga vad som är installerat i lokalen och om ni behöver ta med egen utrustning för presentationer eller videomöten.
Kan hela gruppen bo kvar på herrgården över natten?
Det beror på antal gästrum jämfört med gruppens storlek. En del herrgårdar har färre rum än vad mötessalen rymmer i dagkonferens, så jämför antal deltagare mot antal rum innan ni bokar övernattning för hela gruppen.
Går det att boka hela herrgården exklusivt för vår konferens?
På vissa hus, ja, mot att ni bokar ett visst antal rum eller hela anläggningen. Fråga specifikt om exklusivitet ingår eller går att lägga till, särskilt om ni vill undvika att dela ytor med andra grupper.
Går det att kombinera konferensen med en aktivitet eller middag för hela gruppen?
Många herrgårdar erbjuder aktiviteter och gemensam middag som tillägg till konferenspaketet. Fråga vad som ingår i grundpriset och vad som bokas och betalas separat.
